Cómo hacer una factura correcta siendo DJ.

Cobrar una actuación es la parte del trabajo que menos se ensaya y, precisamente por eso, donde más se falla. Un promotor te pide «la factura», la haces de memoria la mañana siguiente y a la semana aparece el problema: falta el NIF del cliente, el IVA está mal calculado o la numeración repite la del mes pasado. La factura no es un recibo informal: es el documento que justifica tu ingreso ante la Agencia Tributaria y el que permite a tu cliente deducirse el gasto.

Esta guía repasa cómo hacer una factura correcta para una actuación de DJ en España: qué numeración usar, qué fecha poner, qué datos obligatorios no pueden faltar, cómo se calculan la base imponible, el IVA, el IRPF y las retenciones, y qué hacer cuando te equivocas. También cubre la factura rectificativa, la factura simplificada, las facturas a empresas extranjeras, la plantilla descargable, una calculadora de totales, los programas de facturación gratuitos, la facturación electrónica y la conservación de facturas. Es una guía de procedimiento, no asesoramiento fiscal: los tipos aplicables y cada casuística concreta conviene confirmarlos con tu gestoría.

Cómo hacer una factura correcta

Antes de abrir una plantilla, fija el orden de los pasos. Una factura se construye de fuera hacia dentro: primero identificas a quién facturas y con qué datos fiscales, después describes el servicio, y solo al final calculas los importes y los impuestos. Si empiezas por el total «que quieres cobrar» y ajustas el resto hacia atrás, acabarás con una base imponible inventada y un documento que no cuadra.

El flujo mínimo tiene cinco pasos. Uno: comprobar si el cliente es empresa, autónomo o particular, porque eso cambia los datos exigibles y el tratamiento de la retención. Dos: asignar un número correlativo dentro de una serie. Tres: poner la fecha de expedición. Cuatro: describir la actuación con el mayor detalle posible (fecha, sala o evento, horario, concepto). Cinco: calcular base imponible, aplicar el IVA, aplicar la retención de IRPF cuando proceda y obtener el total a cobrar. Guarda el documento en un sitio del que puedas recuperarlo años después.

Numeración, fecha y datos obligatorios

La numeración es lo primero que revisa una inspección, porque es lo más fácil de falsear. Usa una serie única y correlativa por año natural —por ejemplo 2026/001, 2026/002— y no saltes números ni reutilices uno ya emitido. Si emites facturas de actividades distintas (actuaciones, clases, venta de merch), puedes abrir series separadas, pero cada una debe ser continua y estar identificada.

La fecha debe ser la de expedición real, que en una actuación suele coincidir con el día del evento o con los días inmediatamente posteriores al cobro. No la pospongas para «cuadrar» con el trimestre: el IVA se devenga cuando se presta el servicio, y una fecha falsa descoloca tus declaraciones.

Los datos obligatorios de una factura completa son: tu nombre o razón social, tu NIF y tu dirección fiscal; el número y la fecha; los datos de identificación del destinatario (nombre, NIF y dirección); la descripción de la operación; la base imponible; el tipo y la cuota de IVA; y, cuando corresponda, la retención practicada. Si el promotor te pide además un número de cuenta o una referencia de evento, añádelo como dato extra, nunca en lugar de los obligatorios. Revisa el NIF del cliente antes de emitir: corregirlo después obliga a una factura rectificativa.

Base imponible, IVA, IRPF y retenciones

La base imponible es la cantidad sobre la que se calculan los impuestos: tu caché por la actuación, sin impuestos. Todo lo demás se construye encima. Si acuerdas 600 € con un promotor, esos 600 € son la base imponible; el IVA se suma y la retención se resta, no se aplican sobre el total.

El IVA se calcula multiplicando la base imponible por el tipo que corresponda a tu servicio. El tipo general es el 21 %, y aunque existen supuestos con tipos reducidos para determinados servicios artísticos, no hay una regla universal de «DJ = 10 %»: el tipo depende de la naturaleza del servicio, de quién contrata y de las condiciones concretas de la operación. Cuando dudes, pregunta a la gestoría antes de emitir y contrasta la información oficial de la Agencia Tributaria.

El IRPF no lo pagas tú en el momento: es una retención que el cliente practica sobre la base imponible y que ingresa en Hacienda a tu nombre. Por eso, cuando facturas a una empresa española como profesional autónomo, la factura suele llevar tres líneas: base imponible, cuota de IVA (que sumas) y retención de IRPF (que restas). El total que cobras es base más IVA menos retención. La retención no es un descuento del cliente: es un pago a cuenta de tu IRPF y aparecerá reflejada en tu declaración anual.

Conviene separar los tres conceptos también al hablar con el cliente: muchas discusiones sobre tarifas nacen de mezclar lo que cobras con lo que facturas. En Contratos, tarifas y facturación tienes cómo fijar la cifra antes de llegar a este punto.

Factura rectificativa y factura simplificada

Equivocarse es normal; lo importante es corregirlo por el cauce correcto. La factura rectificativa es el documento que anula o corrige una factura ya emitida: referencia el número de la factura original, explica el motivo (error en el importe, datos del cliente incorrectos, devolución) y ajusta las cuotas. No borres ni edites la factura original: debe seguir existiendo para que el rastro cuadre.

La factura simplificada es la versión reducida, pensada para operaciones de menor importe y para el público general. Lleva menos datos obligatorios, pero sigue necesitando número, fecha, identificación del emisor y descripción de la operación. Sirve para un cobro rápido a un cliente particular; si la otra parte necesita deducirse el gasto o te pide una factura completa, emite la completa, porque no todas las simplificadas sirven para deducir.

Facturas a empresas extranjeras

Facturar a un cliente de fuera de España cambia el esquema. Las facturas a empresas extranjeras suelen emitirse sin IVA español cuando la operación se localiza fuera del ámbito del impuesto o cuando se aplica la inversión del sujeto pasivo, y normalmente exigen una mención expresa en el documento. Además, un cliente extranjero no practica retención de IRPF española.

La casuística es amplia y depende del país, del tipo de servicio y de si el cliente es empresa o particular, así que no improvises. Confirma con tu gestoría si la operación va sin IVA, con inversión del sujeto pasivo o con otro tratamiento, y qué literal debe aparecer en la factura. Ten a mano el NIF-IVA del cliente y su dirección fiscal completa antes de emitir.

Plantilla descargable, calculadora y programas de facturación gratuitos

No hace falta diseñar nada desde cero. Una plantilla descargable en formato de hoja de cálculo o de documento resuelve la mayoría de las facturas de un DJ: campos fijos, numeración manual y fórmulas simples. Si prefieres comprobar los números antes de emitir, una calculadora de base imponible, IVA y retención evita el error clásico de aplicar el porcentaje sobre el total en lugar de sobre la base.

También existen programas de facturación gratuitos que generan el PDF, guardan el histórico y avisan cuando un número se repite. Un programa no sustituye tu criterio fiscal, pero reduce el trabajo manual y los olvidos. Antes de elegir uno, comprueba que permita series separadas, retención de IRPF, exportación a PDF y copia de seguridad.

Facturación electrónica y conservación de facturas

La facturación electrónica consiste en emitir y enviar la factura en un formato digital estructurado, no en mandar un PDF por correo. Es obligatoria en determinadas relaciones entre empresas y autónomos según el calendario normativo y va camino de convertirse en el estándar. Aunque hoy no estés obligado, trabajar con un formato estructurado facilita después el archivo y la localización de documentos.

La conservación de facturas es la parte que casi nadie planifica. Guarda tus facturas emitidas y recibidas, junto con los justificantes de cobro y de pago, durante el periodo que exige la normativa y de forma que sigan siendo legibles. Ten una copia en la nube y otra local, con nombres de fichero que incluyan año y número, y no dependas del correo del promotor. Antes de cerrar el año, revisa que la numeración no tenga saltos y que las facturas pendientes de cobro estén localizables.

Siguiente paso

Con la factura bajo control, el siguiente punto que genera dudas es el impuesto que va dentro. Revisa El IVA en las actuaciones de DJ para entender por qué no existe un tipo único y cómo cambia el tratamiento según quién contrata y la naturaleza del servicio. Si todavía no tienes resuelta el alta censal, empieza por Alta de autónomo para DJ: 036, IAE y RETA. Y si vas a negociar una fecha antes de emitir, prepara la cifra con Contratos, tarifas y facturación.