Costes, depósitos y cobros en el booking.

Cuando aceptas una fecha, el caché que has negociado no es lo que acabas cobrando. Entre la cifra del contrato y el dinero que entra en tu cuenta hay vuelos, hotel, dietas, desplazamientos, comisiones, tiempos muertos y alguna noche que no duermes en casa. Si no presupuestas esos costes antes de cerrar, el bolo sale a pagar y tú lo descubres en el settlement, cuando ya no hay margen para negociar nada.

Esta guía no va de tarifas, va de todo lo que rodea a la tarifa: los costes que debes repercutir, cómo se estructura un depósito, qué reclamar si el promotor se retrasa y cómo cerrar el settlement después del show sin discusiones. Todo lo que leerás aquí es práctica operativa y convención de industria, no asesoramiento jurídico: para un impago concreto, consulta con un abogado.

Costes, depósitos y cobros

Antes de discutir cifras, separa tres bloques: costes que adelantas tú, garantías que exige el promotor y pagos que dependen de lo que pase el día del show. Un booking sano cubre los tres por escrito, con importes, plazos y responsable de cada partida. Cuando algo de eso queda en un mensaje de voz, la discusión está garantizada.

La regla práctica es simple: nunca firmes una fecha cuyo coste directo no puedas cubrir con el depósito. Si el promotor no acepta cubrir el vuelo o el hotel por adelantado, está trasladándote a ti el riesgo de la cancelación, y eso tiene un precio que debe aparecer en la tarifa.

Hay un cuarto bloque que casi nadie separa y que decide si el bolo es rentable: el tiempo. Los días de montaje, las pruebas de sonido, los traslados entre ciudad y ciudad y las horas de espera en aeropuerto no se facturan solos, pero consumen horas que podrías dedicar a otra fecha. Cuando presupuestes, pregúntate cuántos días reales te cuesta el show, no cuántas horas tocas.

Cómo presupuestar los costes del bolo

Presupuesta con números concretos, no con estimaciones redondas. En el apartado de Hotel, pide por escrito el nombre del establecimiento, las noches cubiertas y si la reserva la paga el promotor o va a tu tarjeta como garantía. Un hotel pagado por ti y reembolsado dos meses después es un préstamo sin intereses que estás haciendo al promotor.

Con los Vuelos pasa lo mismo: define clase, franquicia de equipaje y si el billete es flexible. Un billete barato que no se puede cambiar puede costarte más que el flexible si el promotor mueve la fecha. Suma además los Travel days, es decir, los días de viaje que consumes y que no son día de show; si sales un jueves para tocar un viernes, ese jueves también tiene coste.

La Hospitality (hospitality rider o simplemente «hospitality») cubre agua, catering, camerino y a veces alojamiento del acompañante. No es un capricho: si el recinto no tiene agua ni comida y el show acaba a las cuatro de la mañana, la alternativa la pagas tú. Acuerda en el mismo documento qué incluye y qué queda fuera, porque «hospitality» significa cosas muy distintas según el promotor.

Las dietas o per diem son otra partida fácil de cerrar por escrito: importe fijo por día fuera de casa, sin necesidad de justificar cada ticket, o gastos reales con facturas. Elige un sistema y mantenlo en todas las fechas, porque cambiar de criterio según el promotor genera conversaciones incómodas en el settlement.

Depósito, anticipos y calendario de cobros

El Depósito cumple dos funciones: reserva tu fecha y te da aire para cubrir costes antes de viajar. Lo habitual es pedir entre un 30 % y un 50 % a la firma, con el resto a la entrega del show o a los pocos días. Ese porcentaje no es sagrado, pero cuanto más tarde cobres, más riesgo asumes.

Respecto a Cómo cobrar anticipos, deja el depósito y el saldo como partidas separadas en la factura y en el calendario. La clave está en tres decisiones: medio de pago (transferencia, Bizum o pasarela), quién asume las comisiones y qué ocurre si la transferencia no llega antes del evento.

Fija una fecha límite y consecuencias: si el depósito no está ingresado siete días antes, la fecha se libera. Esa cláusula protege más que cualquier reclamación posterior, porque evita que te encuentres el viernes sin cobrar y sin alternativa. Puedes apoyarte en contratos de actuación: datos, anticipo y cancelación para ordenar esas partidas.

Overtime, exclusividad y repetición

El Overtime (horas extra) es una de las partidas que más se olvida y más se discute. Acuerda el importe por hora o fracción y quién decide alargar: si el promotor pide una hora más a las tres de la mañana, esa hora se factura, no se regala. Deja claro también si el overtime se cobra en el settlement o se factura después.

El Radio de exclusividad limita en cuántos kilómetros o qué locales puedes pinchar alrededor de la fecha. Un radio razonable protege al promotor de que toques gratis al lado la semana siguiente; un radio enorme te cierra la ciudad durante meses. Negocia kilómetros, días de vigencia y excepciones por escrito.

La Repetición/residencia aparece cuando vuelves al mismo local de forma recurrente. Si tocas cada mes en la misma sala, el caché por noche puede bajar, pero los costes fijos (viaje, hotel, montaje) también se reparten mejor. No es lo mismo una residencia semanal que dos bolos sueltos: pon por escrito cuántas fechas incluye, qué pasa si una se cae y hasta cuándo se mantiene la tarifa.

Force majeure y cancelaciones

La cláusula de Force majeure define qué ocurre cuando el show no puede celebrarse por causas ajenas a las partes. Redactada en dos líneas, no sirve para nada: necesita un listado de supuestos, un plazo de aviso y el destino del depósito. Lo razonable es que un aplazamiento mantenga el depósito para la nueva fecha y que una cancelación definitiva por causa imputable al promotor devuelva el depósito y compense los costes ya comprometidos.

Ojo con la asimetría: muchos contratos permiten al promotor cancelar sin coste y exigen al DJ pagar penalización si se cae. Si aceptas esa versión, al menos que cubra los vuelos y el hotel no reembolsables. Este texto describe usos habituales y no sustituye a un abogado especializado en contratación artística.

Cómo reclamar pagos

Cómo reclamar pagos no empieza con una amenaza, empieza con documentación. Antes de mover nada, reúne el contrato firmado, el intercambio de correos donde se acordó la fecha, la factura con su numeración y el justificante de las transferencias ya recibidas. Sin eso, cualquier reclamación pierde fuerza.

La secuencia habitual es: recordatorio amistoso por escrito con fecha límite, requerimiento formal y, solo después, valorar la reclamación de cantidad, que en España sigue el procedimiento que regula la Ley 1/2000 de Enjuiciamiento Civil. Los plazos importan: guarda todos los documentos y consulta a un abogado antes de dejar pasar meses.

Si el promotor es una empresa, comprueba quién figura como titular y conserva el CIF. Si es un intermediario, identifica a quién facturas realmente; contratos DJ, tarifas y facturación repasa cómo ordenar esa parte. Muchos impagos no son mala fe, son desorden administrativo: una factura con la numeración correcta y el concepto claro se paga antes que un mensaje pidiendo dinero.

Si tras el requerimiento sigue sin haber pago, deja de invertir tiempo emocional: fija un plazo, comunica las consecuencias y decide si te compensa reclamar o asumir la pérdida como coste de aprendizaje. Lo que no debes hacer es seguir aceptando fechas del mismo promotor mientras tienes facturas antiguas sin cobrar. Un contrato con alguien que no paga no es un contrato, es un riesgo aplazado.

Settlement después del show

El Settlement después del show es la liquidación final: se comparan los importes acordados con lo realmente ejecutado y se cierra la diferencia. Hazlo la misma noche o al día siguiente, con el promotor delante, y firma un documento simple con el resultado: caché, overtime, gastos adelantados, depósito ya cobrado y saldo pendiente.

Sin settlement firmado, cualquier coste que aparezca después es tu palabra contra la suya. Guarda también el rider y las condiciones de hospitality: si algo no se cumplió, el settlement es el momento de descontarlo o reclamarlo, no tres semanas más tarde por WhatsApp. Puedes ver el proceso completo del día de show en Advancing, line check y settlement del show.

Siguiente paso

Con los costes y los cobros bajo control, el siguiente cuello de botella suele ser la negociación: cómo presentar una tarifa sin regalarla. Continúa con Negociar la tarifa de un DJ, donde se trabajan el anchoring, las contraofertas y el momento de rechazar una fecha. Antes de eso, revisa tu plantilla de contrato y añade las cinco cláusulas que has visto aquí: depósito, overtime, travel days, force majeure y settlement.