Itinerarios, hotel, transfers, jet lag y equipaje perdido.

Entre dos fechas seguidas no hay sólo distancia: hay husos horarios, horarios de hotel, ventanas de vuelo y una consola que no puede quedarse en una cinta de equipajes. Planificar la gira como logística, y no como billetes sueltos, es lo que permite llegar con la cabeza para tocar.

Esta guía cubre Itinerarios, Hotel, Transfers, Jet lag y Qué hacer si una aerolínea pierde equipo: el sistema para construir el calendario, elegir dónde dormir, moverse sin sorpresas y responder cuando el equipaje no aparece.

Itinerarios: construirlos hacia atrás desde el show

Un itinerario se dibuja empezando por la hora del público y retrocediendo: soundcheck, carga, llegada al recinto, traslado desde el aeropuerto, aterrizaje, vuelo, y de ahí al hotel del destino anterior. Cada tramo recibe un margen explícito; si dos tramos comparten margen, no lo tienen ninguno.

Las reglas que más funcionan: vuelo de la mañana para llegar con luz y con margen; nunca dos fechas en ciudades distintas con vuelo de la misma mañana; y un día de reserva cuando la fecha es importante. El itinerario se comparte con el promotor y con quien haga de contacto en destino, con horas locales explícitas para evitar confusiones de huso.

Conviene escribir también los tiempos muertos: la hora entre aterrizaje y hotel, la ventana para comer, el espacio para actualizar copias y el hueco de descanso antes del soundcheck. Los huecos no planificados son los que se rellenan con prisa y provocan la llegada justa; reservarlos por escrito obliga a que existan.

Para el lado contractual del calendario —anticipos, cancelaciones y ventanas de fecha— sirve de apoyo la guía de advancing, line check y settlement.

Hotel: elegir por logística, no por estrellas

El Hotel se elige por tres criterios: distancia real al recinto, horario de check-in y check-out compatible con el horario de carga, y fiabilidad del wifi si hay que sincronizar copias. Un hotel barato a cuarenta minutos acaba costando las horas de sueño que faltan en cabina.

Comprueba si permiten dejar el equipaje antes del check-in y después del check-out, si hay ascensor que admita flight cases, y si hay lavandería en ruta. Pide la habitación en planta baja o con ascensor amplio cuando el material entra de madrugada; y guarda la confirmación con dirección y teléfono en el mismo sitio que los documentos de vuelo.

Si hay dos personas en la gira, conviene decidir de antemano si se comparte habitación o se separa material y descanso: una caja abierta a medianoche en la habitación de otra persona es un problema previsible.

Transfers: quién conduce y quién espera

Los Transfers son el eslabón donde se pierde el tiempo. Tres opciones, en orden de fiabilidad: conductor del promotor (mejor, si está confirmado por escrito), transporte contratado con dirección escrita en el idioma local, y taxi o aplicación con margen amplio.

Lo que hay que cerrar antes de volar: quién espera, con qué señal, en qué terminal, y qué teléfono local se usa. Descarga el mapa del recinto y del hotel sin conexión, y ten el nombre del hotel escrito en el idioma local para enseñarlo al conductor. Si el traslado es largo y hay que llegar a hora de punta, añade el margen como si fuera otro vuelo.

La checklist de antes y después de la actuación incluye el tramo de llegada y salida; ahí se decide si el transfer espera o queda libre.

Jet lag: método antes que remedios

El Jet lag es un desfase entre tu reloj interno y el huso del destino, y se nota en concentración, ánimo y rendimiento físico justo cuando más hacen falta. La medida más eficaz es llegar con uno o dos días de antelación; la segunda, ajustar la hora de dormir uno o dos días antes en la dirección del destino.

El CDC lo resume con criterio práctico: si viajas al oeste, acuéstate más tarde; si viajas al este, más temprano. Durante el viaje, la luz diurna en el destino ayuda a reajustar, la cafeína se usa por la mañana y se retira horas antes de dormir, y las siestas se limitan a quince o veinte minutos para no arruinar la noche.

Sin método, quedan los parches: cafeína en el momento exacto, melatonina según criterio médico y ninguna noche previa de alcohol si al día siguiente hay soundcheck.

Alimentación y descanso entre fechas

El cuerpo aguanta una noche mala; dos seguidas ya cambian el criterio en cabina. La rutina entre fechas se apoya en tres decisiones sencillas: comer a horas razonables aunque el vuelo desordene, beber agua de forma constante y proteger la ventana de sueño del hotel como si fuera parte del rider.

En el avión, la comida pesada y el alcohol multiplican el desfase; en el hotel, la tentación de quedarse despierto viendo la ciudad se paga al día siguiente. Un par de hábitos fijos —mismo tipo de desayuno, ducha corta, veinte minutos tumbado antes de salir— reducen la variabilidad de un calendario que ya es suficientemente irregular.

Si hay varios días seguidos de viaje, programa una compra de fruta y agua al llegar y una carga de copias y baterías con horario: es mantenimiento de gira, igual que limpiar los conectadores, y evita que la segunda noche sea peor que la primera.

Qué hacer si una aerolínea pierde equipo

Si la maleta con el equipo no sale en la cinta, el reloj empieza a correr en el mostrador de equipajes:

• Presenta la reclamación antes de salir del aeropuerto y pide el parte con la referencia de seguimiento.
• Describe cada pieza con marca, modelo y número de serie, y deja un teléfono local de contacto.
• Pide un anticipo razonable para material de higiene y ropa; el resto se reclama con facturas.
• Conserva las facturas o el inventario del contenido: es lo que sostiene la reclamación económica.
• Avisa al promotor el mismo día si el equipo crítico puede no llegar a tiempo.

Los derechos ante retrasos, cancelaciones y problemas de equipaje están resumidos en la página oficial de derechos del pasajero aéreo, que fija asistencia y compensación según la demora.

Plan de contingencia en destino

Tener escrito el plan B es la diferencia entre un susto y un cancelado. La lista corta: quién alquila equipo local, cuál es la sala alternativa, qué pieza es imprescindible y cuáles se pueden prescindir, quién del promotor tiene autoridad para decidir, y hasta qué hora se puede tomar la decisión sin perder la fecha.

Ese plan se acuerda en el advancing y se repasa al llegar, no en el momento. Cada fecha debería salir con una decisión previa sobre quién cubre la ausencia de equipo, igual que se acuerda quién cubre el cambio de DJ en el plan de contingencia de cabina.

Rutina de viaje que se sostiene sola

• Itinerario con márgenes por tramo y fecha de reserva.
• Hotel confirmado con dirección local y reglamento de equipaje.
• Transfers acordados por escrito, con contacto en destino.
• Ajuste de sueño según sentido del viaje.
• Plan B de equipo escrito y compartido.
• Facturas, inventario y números de serie accesibles sin conexión.

Siguiente paso

Este cierre completa el recorrido de la gira: equipo protegido, datos respaldados, papeles en regla y calendario sostenible. Si algo se rompe, toca averiguar el origen: continúa en Averías por tipo de equipo: diagnóstico y reparación.