Respaldo e inventario en gira: USB, SSD, documentos, serials y fotos.

El equipaje puede tardar, la consola puede romperse y el portátil puede no despertar a las siete de la mañana en un país donde la sala abre a las ocho. La diferencia entre una incidencia y un cancelado suele estar en si existían copias, documentos e inventario fuera de la caja que se perdió.

Esta guía cubre USB duplicados, SSD backup, Documentos, Inventario, Serial numbers y Fotos del equipo: el conjunto de archivos y papeles que te deja seguir trabajando cuando el hardware no acompaña, y reclamar cuando algo no vuelve.

La regla de las tres copias, aplicada a la gira

La regla 3-2-1 dice que de cada archivo importante deben existir tres copias, en dos tipos de soporte, con una fuera del lugar físico donde trabajas. Trasladada a una gira, se vuelve muy concreta: la biblioteca y los proyectos viven en el ordenador de cabina, una copia en un SSD que viaja en la mochila y una tercera en la nube o en un USB que no viaja en la misma maleta que el resto.

La parte que suele faltar no es la segunda copia, sino la comprobación. Una copia sin verificar es una sensación de seguridad; por eso el cierre diario incluye abrir el último proyecto desde el respaldo y confirmar que el último archivo de la jornada está ahí, con fecha correcta y tamaño esperado. La referencia institucional de esta práctica está en la guía de respaldos con verificación.

USB duplicados: prepararlos y comprobarlos

Los USB duplicados no son dos memorias compradas el mismo día, sino dos unidades preparadas con el mismo contenido y una política clara de uso. Una se queda en cabina con las bibliotecas y los proyectos activos; la otra se guarda en un sitio distinto, idealmente en el equipaje de mano de otra persona o en la habitación del hotel.

La preparación se hace antes de volar, no en el backstage: copia completa, verificación de integridad con checksums y etiquetado con fecha y responsable. Durante la gira, la USB de trabajo se actualiza al final de cada noche; la de reserva no se toca hasta que haya un motivo real, así se mantiene un estado limpio al que volver.

Conviene también tener presente que una memoria reutilizada muchas veces es la más probable en fallos: si una USB empieza a dar errores de copia, se retira y se sustituye, no se sigue usando porque «aún funciona a veces».

El formato del sistema de archivos también se decide antes: si la gira cruza ordenadores con Windows y macOS, exFAT evita el disgosto de una USB que en el otro equipo se ve pero no escribe. Y el contenido se organiza siempre con la misma estructura, de modo que a las tres de la mañana se abre la carpeta correcta sin pensar: 00-biblioteca, 01-proyectos, 02-grabaciones, 03-plantillas.

SSD backup: dónde va cada copia

El SSD backup es la pieza grande: bibliotecas completas, proyectos, stems, grabaciones de la noche y la carpeta de trabajo. Un SSD viaja dentro de la mochila de cabina; otro, si lo hay, en la bodega dentro de una caja acolchada, nunca suelto entre ropa.

El criterio de contenido es el de la regla 3-2-1 en la biblioteca: todo lo que no se puede recrear en destino está dentro. Eso incluye la base de datos del software de DJ, las playlists, los ajustes de mapeo y los proyectos de DAW con sus samples ya recopilados.

Al SSD de gira se le aplican las mismas rutinas que al ordenador: expulsado antes de desconectar, cifrado si lleva datos de clientes o contratos, y una comprobación de espacio libre antes de salir, porque la tentación de «ya lo borro en el hotel» casi nunca se cumple.

La nube no sustituye al SSD en gira: la sincronización de una biblioteca de cientos de gigas rara vez termina en el wifi de un hotel, y en muchos festivales no hay red estable. Se usa para lo que sí cabe y cambia poco: proyectos recientes, stems de la última noche, el inventario y los documentos. La fotografía grande se hace por cable, con el ordenador despierto, y se verifica con una lectura de la última fecha modificada en cada carpeta crítica.

Documentos: lo que te deja entrar y cobrar

Los Documentos se agrupan en tres sobres. Identidad: pasaporte o DNI vigente, visados o permisos aplicables y copias digitales en el móvil. Contrato: acuerdo con el promotor, rider firmado, datos de facturación y referencia del anticipo. Equipo: facturas o declaración de valor, póliza del seguro y número de póliza.

Los originales de identidad van sobre ti; el resto puede vivir en la nube con acceso offline. La página oficial de documentos de viaje recuerda que el documento debe estar vigente durante toda la estancia, un detalle que se comprueba demasiado tarde.

Si cruces fronteras con equipo profesional, añade el documento que justifica que el material sale y vuelve: sin él, la aduana puede tratar tu consola como una importación.

Dos comprobaciones antes de cada salida: vigencia del documento más allá de la fecha de regreso, porque muchos países exigen meses de margen, y cobertura del seguro médico y del equipo en ese destino concreto. Guarda también el teléfono de emergencia del país y una copia de los contratos legible sin conexión; una llamada desde un aeropuerto con batería baja no es el momento de buscar adjuntos en la nube.

Inventario, Serial numbers y Fotos del equipo

El Inventario es la lista maestra: pieza, marca y modelo, número de serie, factura, estado y ubicación. Los Serial numbers son el campo que convierte una lista en una prueba, porque identifican de forma única cada aparato ante una aseguradora o una policía.

Las Fotos del equipo completan el expediente: una por pieza con la etiqueta del número de serie legible, y una del interior de cada flight case montada antes de cerrarla. La recomendación oficial de la Guardia Civil va en esa línea: anotar los números de serie, fotografiar los objetos de valor y conservar facturas para presentarlas al denunciar.

Cómo se usa el inventario cuando algo falla

Un inventario sólo funciona si está pensado para el momento del problema. Tres escenarios cubren casi todo: la pieza extraviada en bodega, con factura y serie listas para la reclamación en el mostrador; el robo o la pérdida en el hotel, con denuncia y copia del seguro; y la avería en destino, con la referencia exacta para pedir repuesto o sustitución.

Para que ese momento sea llevable, el inventario se guarda en tres sitios (nube, USB y una copia imprimible en el dossier), con los datos del seguro y el teléfono de la correduría en la primera página. También conviene registrar el estado: una raya pequeña anotada hoy evita una discusión sobre daños el día de la devolución.

Vale la pena ensayar el escenario antes de la gira: buscar una factura concreta con el móvil, abrir la carpeta de fotos desde la nube y localizar el número de serie de la mesa en menos de un minuto. Si esa búsqueda tarda en casa, en el aeropuerto tardará el triple, y es exactamente cuando más prisa hay.

Rutina de cierre de cada jornada

• Copia del día al SSD y verificación de la última fecha.
• USB de trabajo actualizada; USB de reserva intacta.
• Recuento de piezas críticas frente al inventario.
• Foto del interior de las cajas antes de cerrar.
• Documentos y cargadores devueltos al mismo bolsillo.
• Inventario actualizado si hubo cambio real, con la nube sincronizada.

Siguiente paso

Con los datos asegurados, llega el turno de los papeles que permiten cruzar fronteras con el equipo. Sigue con Carnet ATA, aduanas, visados, advancing internacional y seguro.