Preproducción técnica: venue survey, advance y planos.

La mayoría de los problemas de montaje se deciden antes de que llegue el camión. Cuando la sala responde que «ya sabéis cómo es», cuando el rider llega sin leerse porque «siempre es igual» o cuando la input list aparece en el camerino escrita a mano, el evento ya ha empezado a acumular retraso: el día de show solo hará visible lo que la preproducción dejó sin cerrar.

Esta guía recorre la cadena documental previa: el Venue survey (reconocimiento del recinto), el Technical advance (avance técnico confirmado), la Rider review (revisión del rider), y los tres planos que gobiernan el escenario: Stage plot, Input list y Patch list. Es el tramo que convierte información dispersa en decisiones verificables.

Preproducción: del survey al plan

El Venue survey responde a una pregunta: ¿dónde y cómo vamos a montar? Puede ser una visita con cinta métrica y fotos, o una revisión remota con planos, fichas y videollamada. En ambos casos produce datos: dimensiones, accesos de carga, alturas, puntos de suspensión, ubicación de consumos y distancias entre cabina, escenario y almacén.

El Technical advance es el intercambio por escrito que cierra esa información con todo el mundo: sala, proveedores de alquiler, seguridad y, cuando toca, el equipo del artista. No es un saludo: es una lista de confirmaciones con nombre y hora detrás de cada punto. Lo que no se confirma en el advance se convierte en una sorpresa en el load-in.

Entre ambos documentos existe una relación de causa: el survey da los datos y el advance los congela como compromisos. Sin el primero, el segundo se apoya en suposiciones; sin el segundo, el primero se queda en un archivo que nadie usa el día del show.

Venue survey: qué se mide en el recinto

Un survey bien hecho recoge el recorrido completo del material: de la puerta de carga al escenario, del escenario a la cabina. Se anotan anchos de pasillos, giros obligados, desniveles, rampas y la existencia de ascensor suficiente, porque esa información decide si el montaje dura dos horas o cuatro y si hace falta personal extra.

Después vienen los datos técnicos: potencia disponible y tipo de conexión, posición de cuadros, distancia hasta el escenario, superficie y tipo de suelo, puntos de anclaje autorizados, altura libre y condiciones de iluminación ambiente. Conviene fotografiar cada punto crítico y etiquetar las fotos, porque en el montaje nadie recuerda qué es el segundo cuadro de la lista.

Por último, se registran las condiciones del entorno: horarios permitidos, restricciones de ruido, normas del recinto y quién tiene la llave de qué. Todo ese material alimenta el diseño de sistema y el resto de documentos de esta guía; se detalla en preproducción de infraestructura: potencia, red, RF, luz, vídeo y FX.

Un survey también resuelve la logística invisible: dónde aparca el camión sin bloquear la puerta de incendios, quién abre a las seis de la mañana, si hay ascensor o hay que tender rampa, y en qué punto se deja el material de un artista que entra mañana. Anotar esas respuestas ahorra la pregunta repetida delante de tres personas que no son las mismas que en la visita.

La ficha final del recinto debe poder leerse sin haber estado allí. Si alguien nuevo puede reconstruir el acceso, el montaje y las limitaciones solo con ese documento, el survey está terminado.

Technical advance y rider review

El Technical advance traduce el survey en compromisos: quién aporta cada equipo, a qué hora entra, quién recibe al camión y qué pasa si algo falta. Se hace con la sala y con los proveedores, y su resultado es un hilo de correos o un documento que sirve de memoria común. Confirmar pronto es lo que te permite sustituir un equipo averiado en lugar de descubrirlo delante del público.

La Rider review es la lectura crítica del rider del artista: se comprueba qué equipos existen en la sala, qué es sustituible, qué es imprescindible y qué peticiones no aplican a este recinto. Cada desviación se negocia aquí y queda registrada; si el artista pide un modelo que no hay, la respuesta se da antes, con alternativa y coste, no en el camerino.

Revisar el rider incluye la parte no técnica: horarios, alimentación, camerinos y transporte. Esa revisión se apoya en el marco del rider técnico, derechos de grabación e imagen, que explica qué cláusulas acompañan a la parte técnica.

Un advance bien cerrado tiene formato: una lista de puntos, cada uno con estado (confirmado, pendiente o sustituido), responsable y fecha. Lo que queda pendiente a una semana del show se escala; lo que queda pendiente la víspera, se convierte en el plan de contingencia. La disciplina no está en el número de correos, sino en que ningún punto siga abierto sin dueño.

Stage plot, input list y patch list

El Stage plot es el plano visto desde arriba: dónde está la batería, los amplis, la mesa del DJ, las pantallas, los monitores y los pasos de circulación. Resuelve disputas de espacio antes de que existan y define rutas de entrada y salida para los cambios.

La Input list enumera cada señal que sonará: instrumentos, micros, pistas, guías y clics, con su tipo de conexión y responsable. Es la lista de trabajo del line check, y su orden importa: el patch se ordena según ella, no al revés.

El Patch list traduce esas entradas en conexiones físicas: canal de consola, entrada de escenario, destino de monitor y cualquier procesado por canal. Cuando input list y patch list están al día, un cambio de artista se resuelve en minutos; cuando no, se improvisa con cinta adhesiva y memoria.

De los planos al cable

La cadena funciona si cada documento alimenta al siguiente. El survey fija posibles ubicaciones; el advance confirma equipo; el stage plot coloca; la input list ordena; el patch list conecta. Romper ese orden produce el error típico: cablear según la memoria del último show y descubrir que la mesa cambió de posición por un tema de aforo.

Conviene una regla de versión: un único documento maestro por evento, con fecha y responsable de edición, compartido con sala, alquileres y artistas. Si cada área guarda su copia privada, el line check se convierte en una negociación de cuál es la buena.

Ese paquete documental es también la base del siguiente tramo: con él, la línea de tiempo del día de show se construye sobre datos reales y no sobre estimaciones optimistas.

La revisión que evita sorpresas

Antes del montaje conviene una revisión cruzada: alguien que no redactó los documentos los lee buscando contradicciones. Que el stage plot diga doce canales y la input list quince es un detalle que cuesta diez minutos ahora y una hora el día del line check.

La revisión incluye comprobar que los tres planos usan la misma nomenclatura, que las distancias críticas siguen vigentes y que los equipos comprometidos siguen disponibles. Si algo cambió desde el advance —una luminaria averiada, un reproductor retirado—, se reabre el punto y se vuelve a confirmar por escrito.

El cierre de la preproducción es una frase sencilla: todo lo que el día de show necesite saber alguien, está escrito y tiene dueño. Con eso hecho, el montaje se limita a ejecutar.

Errores frecuentes de preproducción

Los fallos se repiten: survey sin fotos ni medidas de acceso, rider revisado de pasada, stage plot dibujado a ojo, input list actualizada a medias y patch list que nunca se actualizó tras un cambio. A ellos se suma el error de personas: enviar documentos a «la sala» sin saber qué técnico los recibirá.

Otro clásico es diseñar para el caso ideal y no para el real: potencia insuficiente contemplada, red sin plan de direcciones, o un escenario diseñado sin dejar paso para el cambio siguiente. La preproducción existe precisamente para forzar esas preguntas cuando todavía se puede cambiar el plan sin coste.

Siguiente paso

Con los documentos firmados, toca concretar la infraestructura que sostiene el sistema: preproducción de infraestructura: potencia, red, RF, luz, vídeo y FX detalla cómo se especifican consumos, red, frecuencias y efectos antes de reservar el material.